Az adminisztrátorok létrehozzák a tárgyfelelősöktől kapott adatok alapján a tárgyakat, kurzusokat, alkalmakat. A szorgalmi időszak első két hetében nem szokott kötelező lenni a jelenlét, van idő megismerkedni a rendszer használatával. A második hét végén a kurzusfelvételi időszak lezárultával a tárgyfelelősök elküldik az adminisztrátornak a kurzusok hivatalos névsorait. Az adminisztrátorok rögzítik a rendszerben, hogy mely hallgatók mely kurzusokat vették fel.
Ha a kurzusok már léteznek a rendszerben, az oktatók felhívják a hallgatók figyelmét, hogy minden órán minden hallgatónak be kell jelentkeznie a rendszerbe, ezzel rögzítve a jelenlétüket. Bejelentkezésre az alkalom idejében, a kurzus termének valamely gépénél ülve a Concierge főoldalán a h-s azonosító és az ahhoz tartozó jelszó megadásával, majd a Jelen vagyok az órán gomb megnyomásával van lehetőség.
Ha minden rendben zajlott, a Jelenlét rögzítése sikeres szöveget kapjuk eredményül, és további teendőnk nincs aznap.
Amennyiben valamilyen hiba lépett fel, ellenőrizzük, hogy helyesen adtuk meg az adatainkat. Ha biztosak vagyunk benne, hogy nem nálunk van a hiba, kérjük az oktató segítségét.
Amennyiben a hallgató egy kötelező alkalmon nem jelent meg (azaz nincs érvényes jelenléte arra az alkalomra), nem sokkal az alkalom vége után a rendszer email figyelmeztetést küld a stud-os emailcímre, melyet másolatként megkap a kurzus fő oktatója is. A levél tartalmazza az alkalom pontos idejét, az eddigi igazolt és igazolatlan hiányzások számát, beleértve a mostanit is.
Ha a hallgató elfelejtett bejelentkezni az óra folyamán, minél hamarabb keresse fel az oktatót, különben nem fogja tudni hitelt érdemlően bizonyítani, hogy jelen volt, és a kérése jó eséllyel nem lesz elfogadva. Az oktató az alkalom végét követően is tudja rögzíteni a hallgatót, melyről szintén email értesítés kerül kiküldésre.
Ha a hallgató bemutatja a hiányzásáról szóló igazolást az oktatónak, akkor az oktató ezt rögzíti a rendszerben. Az igazolásról szintén email értesítés kerül kiküldésre.
Az oktatónak lehetősége van érvényteleníteni egy jelenlétet, amennyiben úgy ítéli meg, hogy az nem jogos (például a hallgatót más jelentkeztette be, vagy túl sokat késett). Erről szintén email értesítés kerül kiküldésre. Az érvénytelen jelenlét egyenértékű azzal, mintha a hallgató nem jelent volna meg az alkalmon (amennyiben nincs másik érvényes jelenléte ugyanarra az alkalomra). Egy alkalomra érvénytelen jelenléttel rendelkező hallgató nem tud újra bejelentkezni, csak oktató veheti fel, vagy állíthatja vissza a jelenlétét érvényesre.
A hallgató adatainak megadása után a Jelenléteim megtekintése gomb megnyomásával egy összefoglaló oldalra jut. Itt az alapadatai alatt találhat információt az egyes kurzusokon való részvételéről. A táblázat oszlopai a következőket jelentik:
Az érvénytelen jelenlétek egyik oszlopba sem számítanak bele, egyenértékűek azzal, mintha semmilyen jelenlét nem lenne az adott alkalmon (feltéve, hogy nincs másmilyen).